Contrattare con i partner

Cooperazione internazionale

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3.6 Contrattare con i partner

I patti consortili vengono conclusi tra il soggetto capofila ed ognuno dei partner di progetto.

Attenzione!

· Il solo soggetto capofila è responsabile nei confronti dell’autorità contraente.

· Ogni partner è responsabile delle attività proprie, dei propri esperti e dei propri subcontraenti.

Il consorzio che si forma per partecipare ai progetti di cooperazione internazionale non ha una forma giuridica prestabilita.
Gli accordi che si stipulano fra partner sono diversi a seconda della fase in cui si trova la proposta.

1. Accordo per la presentazione della manifestazione di interesse (Association Agreement for the Expression of Interest)

Per la presentazione della manifestazione di interesse, un accordo scritto tra le parti può mancare, soprattutto se i tempi sono stretti e se i soggetti hanno già lavorato insieme nel passato.

In genere, l’accordo include i seguenti elementi:

· distinzione dei ruoli, vale a dire, chi agisce in nome di capofila e chi come partner;

· definizione degli impegni reciproci in caso di selezione per la gara.

2. Accordo per la preparazione della proposta (Bidding Agreement)

Durante la preparazione della proposta, gli elementi principali da concordare sono i seguenti:

· redazione e presentazione di una proposta congiunta;

· impegno a presentare la proposta esclusivamente come parte del consorzio oggetto dell’accordo;

· definizione del ruolo di soggetto capofila;

· divisione delle attività, principalmente delle parti della proposta da scrivere e della fornitura degli esperti;

· ripartizione dei costi derivanti dalla scrittura della proposta (in genere ciascun partner sostiene i costi relativi alle parti di propria competenza; è bene prevedere la divisione tra partner dei costi relativi a missioni esplorative o servizi da pagare a terzi);

· la divisione del budget;

· management fee, vale a dire la parte di budget da riconoscere al soggetto capofila in quanto su di lui incombono maggiormente le spese per la redazione e presentazione della proposta;

· durata del contratto (es. il contratto termina se non si vince la gara, se la gara è annullata dalla Commissione, se vi è l’accordo delle parti, ecc);

· in caso di aggiudicazione del contratto, le parti si impegnano a redigere il vero e proprio accordo di consorzio, che resterà in vigore fino alla chiusura del progetto.

3. Accordo di consorzio (Consortium Agreement)

L’accordo di consorzio disciplina i rapporti tra ciascun membro e il soggetto capofila. Salvo patto contrario o salvo cambiamenti in corso di progetto, resta in vigore fino alla chiusura del progetto, o meglio, fino a che l’autorità contraente abbia approvato l’ultimo rapporto di progetto e liquidato l’ultimo pagamento al soggetto capofila.

Alcuni elementi del contratto:

· Clausole generali per definire la natura del rapporto.

o oggetto dell’accordo (per es. progetto n°…, finanziato da…).

· Definizione delle attività oggetto del contratto

o composizione e organizzazione del consorzio (soggetto capofila, eventuali regole di voto, ecc);

o doveri delle parti (per es. il soggetto capofila ha la responsabilità maggiore per la gestione del progetto, i membri del consorzio si impegnano a fornire gli esperti secondo quanto pattuito, il capofila stabilisce i tempi per la redazione dei rapporti, ecc.).

o flusso di documentazione e informazione all’interno del consorzio (per es., il capofila si impegna a inviare a tutti i membri la documentazione che riceve dall’autorità contraente; i membri del consorzio si impegnano a trasmettere al soggetto capofila i rapporti, i giustificativi di spesa degli esperti e i fogli presenze degli stessi, ecc.).

· Condizioni economiche e di pagamento

o ragioni e ordine di grandezza della management fee, riconosciuta al capofila per gli oneri derivanti dalla gestione del progetto;

o remunerazione degli esperti (importo, tempi e modalità di pagamento);

o ripartizione tra i partner dei viaggi internazionali allocati nel budget;

· Clausole di garanzia

o eventuali garanzie bancarie (in genere l’autorità contraente esige una garanzia bancaria da parte del capofila; il soggetto capofila può chiedere analoga garanzia ai partner per la loro parte di progetto).

· Clausole di recessione

Attenzione!

I contratti descritti sopra possono essere integrati e modellati secondo le specifiche esigenze di ciascun proponente.

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