Cooperazione internazionale
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ITER GARE AD APPALTO
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INFORMARSI
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5.1 Documentazione di gara |
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La documentazione di gara (Tender dossier) viene inviata a tutti i soggetti inclusi nella lista
ristretta (short list); essa è costituita, almeno, dai
documenti elencati nei paragrafi seguenti. ·
La lettera che invita a presentare
proposte (Invitation to tender): o
fornisce una descrizione della
documentazione di progetto; o
indica la scadenza per la
presentazione della proposta; o
chiede di comunicare quanto
prima la conferma o il rifiuto di presentare una proposta; o
indica la persona di contatto
per l’autorità contraente; o
include la
lista ristretta, dove viene indicato il solo soggetto capofila. Attenzione! Spesso nella lettera di invito viene richiesto di confermare il ricevimento della documentazione e indicata una scadenza a tale fine; è bene ricordare che “trappole” di tipo formale sono sempre in agguato. Strumento di ausilio (Comunicazione): Fax all’autorità contraente di ricevimento del Tender Dossier Strumento di ausilio (Comunicazione): Fax all’autorità contraente sull’intenzione di presentare una proposta di progetto Strumento di ausilio (Comunicazione): Fax all’autorità contraente sull’intenzione di non presentare una proposta di progetto ·
Le istruzioni per i proponenti (Instruction to tenderers) danno informazioni su: o
dettagli sul contenuto
dell’offerta (es. quali documenti allegare); o
come confezionare la proposta
(quanti originali, quante copie, in quale lingua,…); o
possibilità di subappalto, o di
altre varianti; o
massimo budget disponibile; o
criteri di valutazione delle
proposte (e possibilità di colloquio con l’autorità contraente); o
modalità di invio delle
proposte. ·
Le regole generali per i proponenti che regolano il tender; ·
Il capitolato di gara (Terms of References – ToRs) descrive in dettaglio la natura del
progetto, gli obiettivi da raggiungere e le attività da realizzare. E’
suddiviso nei seguenti paragrafi. o
L’introduzione fornisce una descrizione generale del progetto e, eventualmente,
indica precedenti progetti nel settore; o
Il background dà una descrizione del settore nel paese, indica recenti evoluzioni,
punti di debolezza e di forza, possibili sviluppi e analogie con altri
programmi. Attenzione! Tra la
redazione del capitolato da parte degli esperti della Comunità europea e la
sua pubblicazione, passa un certo lasso di tempo, a volte mesi. E’ bene, dunque, aggiornare in modo approfondito la situazione-paese, così da dimostrare, nella redazione della proposta, la perfetta conoscenza delle problematiche. o
Gli obiettivi da raggiungere sono indicati con precisione, spesso in relazione ai
cosiddetti target groups, vale a dire i destinatari diretti delle
attività di progetto. o
Le attività individuano i compiti che il consulente è chiamato a realizzare. Attenzione! Un’attenta analisi di tali attività permette di capire quali competenze, e quindi quali esperti, sono necessarie e, conseguentemente, la necessità di ripartire i compiti fra i partner del consorzio. o
L’ambito di lavoro (Scope of the work), indica il contesto entro il quale si deve
collocare il progetto. o
I risultati attesi (Expected outputs), sono i risultati concreti e diretti del
progetto, per es. quante leggi approvate, quante procedure predisposte, ecc. o
Gli inputs sono le risorse necessarie alla realizzazione del progetto, in
particolare in termini di risorse umane e di tempo. o
Nel paragrafo dedicato ai profili dei consulenti, viene richiesto un numero preciso di esperti che dovranno costituire il
gruppo di lavoro, le loro competenze e, spesso, viene richiesto anche un
certo numero di anni di esperienza. o
Esiste, infine, un paragrafo
dedicato a come confezionare la proposta. ·
Il contratto standard, vale a dire lo schema di contratto tra l’autorità contraente e
l’aggiudicatario del progetto. ·
Le condizioni generali, vale a dire le norme che regolano il contratto. |
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