La proposta tecnica

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5.3 La proposta tecnica

La prima cosa da fare prima di iniziare a scrivere la proposta tecnica, è leggere attentamente i paragrafi dedicati alle attività e ai profili degli esperti richiesti nel capitolato di gara.

Solo in questo modo, infatti, è possibile associare ad ogni attività le competenze adeguate e capire quale sia la ripartizione dei compiti più opportuna all’interno del consorzio.

Per esempio, il capofila deve dare la precedenza a quegli elementi che non può preparare da solo e chiederli quanto prima ai partner.

La seconda cosa è redigere un primo e approssimativo budget di progetto, per capire subito se l’ammontare indicato nella documentazione di progetto consente la sua realizzazione e un certo guadagno per chi lavora.

Attenzione!

Ciascun membro del consorzio partecipa alla redazione della proposta tecnica per le parti di propria competenza, ma è il soggetto capofila che si occupa della redazione delle parti generali, dell’uniformità della proposta, dell’organizzazione e del coordinamento del progetto. Riceve contributi da più parti e, completando tali contributi con i propri, dà vita alla proposta completa di progetto.

La proposta tecnica deve avere una struttura standard ben definita; nel prepararla è dunque necessario seguire scrupolosamente le istruzioni contenute nella documentazione di progetto. Le varie parti che la compongono sono chiamate allegati in quanto esse costituiranno gli allegati al contratto di assegnazione del progetto.

· Allegato A

o Documenti formali

Si tratta di dichiarazioni formali da allegare in originale la cui mancanza può causare il rigetto della proposta.

Strumento di ausilio (Scrittura proposta): Lettera di intenti (Statement of intention)

Si tratta di un documento firmato dal legale rappresentante del soggetto capofila che impegna la società/ente a prestare i servizi secondo quanto richiesto dal capitolato di gara, in caso di aggiudicazione del contratto.

Strumento di ausilio (Scrittura proposta): Dichiarazione di subcontraenza (Statement of sub-contracting services)

Si tratta di un documento firmato dal legale rappresentante del soggetto capofila che dichiara quali sono gli altri soggetti che concorreranno alla prestazione dei servizi richiesti dal capitolato di gara, in caso di aggiudicazione del contratto.

Strumento di ausilio (Scrittura proposta): Dichiarazione del subcontraente (Statement of subcontractor)

Si tratta di un documento firmato dal legale rappresentante del partner di consorzio che impegna la società/ente a prestare i servizi secondo quanto richiesto dal capitolato di gara, in caso di aggiudicazione del contratto.

o Capitolato di gara (originale!) siglato dal rappresentante legale del soggetto capofila

· Allegato B

o Interpretazione del capitolato di gara (Understanding of the ToRs)

Si richiede di dimostrare la comprensione del compito richiesto, della situazione-paese e dei risultati attesi.

o Metodologia (Methodology)

E’ la parte tecnica in senso stretto; e’ necessario spiegare l’approccio proposto, dettagliare le attività e le risorse che si intendono impiegare per ciascuna di esse (esperti, attrezzature, risorse economiche), i risultati attesi da ciascuna attività, il coinvolgimento del paese beneficiario, e quant’altro possa spiegare all’autorità contraente la modalità con la quale si intende realizzare (al meglio) il progetto.

o Organizzazione del progetto (Project organisation)

Si spiega come si intende organizzare il gruppo di lavoro sul campo (composizione del gruppo, costituzione di un ufficio in loco, collaborazione con le istituzioni locali, presenza o assenza di un esperto di lungo periodo, ecc.), che tipo di supporto logistico si intende fornire al gruppo (continuo dialogo tra esperti in loco ed esperti in Europa, tra esperti e gestori del progetto), come si intende gestire l’attività di reporting di progetto, ecc.

o Pianificazione del tempo (Time plan, Time schedule)

La pianificazione nel tempo delle attività da realizzare descrive in modo grafico il progetto.

Suggerimenti!

E’ bene ricordare che la rappresentazione grafica deve essere quanto più chiara possibile e facilitare la lettura delle attività.

Si possono utilizzare diversi strumenti, come MS Project o una tabella Excel; la scelta non è obbligata, ma dipende dalla complessità del progetto.

Excel, per esempio, offre una rappresentazione più immediata, ma poco precisa.

MS Project, offre una rappresentazione più complessa, soprattutto in termini di spazio, ma sicuramente più precisa. Inoltre, questo strumento, è utilissimo per la gestione del progetto, in quanto consente di adattare le attività al calendario reale di lavoro, di associare le risorse alle attività e gestirle in modo coerente alla pianificazione temporale.

Strumenti di ausilio (Scrittura proposta): Time plan Excel

o Allocazione delle risorse (Manpower chart, Resources allocation)

Si deve indicare in quale modo si intende utilizzare le risorse umane: chi fa cosa, quanti giorni si lavora nel paese beneficiario e quanti in Europa, ecc.

Strumento di ausilio (Scrittura proposta): Allocazione delle risorse umane

· Allegato C

o Lista degli esperti proposti

Strumento di ausilio (Scrittura proposta): List of staff

o Curricula vitae di tutti gli esperti, in formato Phare/Tacis.

Strumento di ausilio (Modulistica): Formato CV inglese

o Lettera di impegno degli esperti

Con tale documento, ciascun esperto dichiara la propria disponibilità a partecipare alla realizzazione del progetto e, soprattutto, di non concorrere alla stessa gara con una altra sociètà/ente o consorzio.

Strumento di ausilio (Scrittura proposta): Lettera di impegno degli esperti (Letter of commitment)

o Profili della società/ente o delle società/enti del consorzio.

Strumento di ausilio (Scrittura proposta): Profilo società/ente

Strumento di ausilio (Scrittura proposta): Schede progetti

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